总算是把国家自然科学基金这摊子事给弄利索了,真是长舒一口气。这玩意儿从申请到结题,没一件是省心的,尤其是这结题,感觉比写本子的时候还磨人。
启动结题,一堆通知
我们这边一般是项目快到期前几个月,科研处就会发通知,邮件、工作群,轮番轰炸,提醒你“某某老师,您的国自然项目快到期,准备结题材料!”看到这通知,心里就咯噔一下,知道大活儿要来了。
有点拖延症,但这种大事儿不敢真拖。所以收到通知后,第一时间就是把《国家自然科学基金资助项目结题报告》那个官方模板给下载下来。每年模板可能会有点微调,所以一定要用最新的,别用去年的老版本,不然白费功夫。
硬骨头:撰写结题报告
这结题报告,真是个系统工程。我一般是这么一步步来的:
- 研究计划执行情况概述:这部分得老老实实对照当初的《计划书》来写。当时吹过的牛,不,是许下的宏伟目标,完成了多少,有没有啥变更,都得说清楚。我当时就把计划书翻出来,一条条对着看,完成了哪些,打勾;没完成的,或者调整了研究方向的,就得好好琢磨怎么解释,实事求是,但措辞也得讲究点。
- 研究成果:这是重头戏!论文、专利、软件著作权、培养学生,都得一一列清楚。我专门建了个文件夹,把项目执行期间所有的成果证明材料都归拢到一起。发表的论文,要把期刊封面、目录、论文首页都扫描专利证书、软著证书也都得是高清扫描件。这个阶段最怕的就是缺斤少两,或者张冠李戴,把不是这个项目支持的成果也塞进来,那可就麻烦了。
- 成果数据统计表与成果目录表:这两个表,基本上就是根据你前面整理的成果来填。主要是些统计数字,比如发表了多少篇SCI,多少篇EI,一区几篇,二区几篇,授权专利几个。填表的时候,我都是对着成果材料一个个数,生怕数错了。
- 经费使用情况:这个也挺头疼。得去财务系统把项目经费的每一笔支出都拉出来,然后分门别类地填到报告里。设备费、材料费、测试化验加工费、劳务费、差旅费等等,每一项都得有凭有据。我们学校财务老师还挺负责的,会帮忙核对一下。最重要的是,结余经费不能太多,不然也得写说明。我这回还行,控制得比较剩了点零头。
附件材料,一个都不能少
报告正文写完,就是准备附件了。这玩意儿也是个大头。
- 成果证明材料:前面说的论文、专利那些,都得整理成PDF,按照报告里成果目录的顺序排
- 其他附件:比如有些项目可能涉及到伦理审查的,那伦理批件也得附上。还有些合作单位的证明之类的。我这个项目还这方面材料不多。
把所有东西都弄好之后,我一般会打印一份纸质版出来,自己从头到尾再看几遍。有时候屏幕上看着没问题,打印出来就能发现一些排版、错别字之类的小毛病。细节决定成败嘛
签字盖章与系统提交
报告和附件都确认无误了,就开始走流程。我们这边是先要项目负责人签字,然后是科研秘书审核,再到学院领导签字盖章,是学校科研处审核盖章。这个过程也挺花时间的,得提前预留别卡在一天。
纸质版签完字盖完章,最重要的就是把最终版的电子材料(通常是PDF格式,包括报告正文和所有附件)在国家自然科学基金委的ISIS系统里提交上去。提交前,系统里也会有很多信息要填,跟报告内容基本一致,但得再核对一遍,特别是经费决算那部分,数字不能错。
点下那个“提交”按钮的时候,感觉整个人都虚脱了,但心里也踏实了。这还不算完,后面还得等基金委那边的审核意见,一般是第二年的三四月份会出结果。但至少,我这边该做的都做完了。
国家自然科学基金结题,就是一场细致活儿和耐心活儿的考验。从收到通知开始,就得打起十二分精神,把每一个环节都捋清楚,每一份材料都准备到位。我这回也算是顺利完成了,把这个过程记录下来,也算是给自己一个希望能帮到后面要结题的朋友们。核心就是:早准备、多核对、别嫌烦!

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